รายงานเหตุการณ์ด้วย 5W1H

5W1H

 

         สวัสดีค่ะจากที่เราเคยเรียนเกี่ยวกับหลักการทำงานกับคนญี่ปุ่นไปบ้างแล้วก่อนหน้านี้ไม่ว่าจะเป็น 報連相(ほうれんそう) Hou Ren Sou  , 改善(かいぜん) KAIZEN , 3現(げん) หลัก 3 GEN ,QCC,PCDA วันนี้ขอนำเสนออีกหนึ่งหลักการที่คนญี่ปุ่นมักใช้ในการทำงาน คือ การรายงานโดยใช้หลัก 5W1H หลายๆ คนที่ทำงานบริษัทญี่ปุ่นคงจะคุ้นเคยกันดี เพราะเวลาที่เกิดปัญหาอะไรขึ้นจะต้องทำรายงานหัวหน้า ซึ่งหลักการทำรายงานหรือรูปแบบของเอกสารที่ต้องเขียนบางที่ก็จะกำหนดหัวข้อไว้เลยว่าต้องเขียนอะไรบ้าง เพื่อเป็นการตีกรอบให้พนักงานเล่าสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างตรงประเด็น กระชับและได้ใจความ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานที่ได้รับความนิยมในระดับสากลเพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูล อีกทั้งเป็นการจัดระเบียบการเขียนรายงานให้เข้าใจได้ง่ายมากขึ้นด้วย  เป็นการใช้หลักคำถามพื้นฐาน แล้ว 5W1H มีอะไรบ้างไปดูกันเลย...

• When 　いつ　อิสึ     : เมื่อไหร่

　　เป็นการบอกวันและเวลาที่เกิดปัญหาหรือวันเกิดเหตุนั่นเอง

• Where　どこで　โดะโคะเดะ：　ที่ไหน

　　ชี้บ่งสถานที่เกิดเหตุ

• Who 　 だれが　ดะเระกะ：　ใคร

      บุคคลที่มีความเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ หรือบุคคลที่ทำให้เหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นมา

• What 　なにを　นะนิโอะ：　ทำอะไร

　   เป็นการอธิบายว่าเกิดอะไรขึ้น

• Why      なぜ　นะเสะ：　ทำไม

      เหตุใดถึงทำสิ่งนั้นหรือ เพราะเหตุใดถึงเกิดเหตุการณ์นั้นๆ

• How　 どのように โดะโนะโย่นิ：　อย่างไร

      เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นนั้นเป็นอย่างไรบ้าง, ส่งผลอะไรบ้าง

 

เรามาดูตัวอย่างประโยคกันดีกว่าจะได้เข้าใจหลักการนี้กันมากขึ้น

เมื่อวันที่ 25 เมษายน 2015 เวลา 20.35 น. ที่บริเวณหน้าป้อมรปภ. นายสมชาย  มาดแมน อายุ 35 ปี ขับรถบรรทุกชนหลังคาบริเวณข้างป้อมรปภ. เนื่องจากไฟส่องสว่างบริเวณดังกล่าวเสีย ทำให้เวลากลางคืนมืดมองเห็นไม่ชัดเจนบวกกับพนักงานขับรถเป็นคนใหม่ยังไม่เคยชินกับพื้นที่ เวลาที่เลี้ยวกะระยะไม่ถูกล้อเบียดกับฟุตบาทบริเวณปลายของตู้คอนเทนเน่อร์ชนกับหลังคาบริเวณทางโค้งได้รับความเสียหายความยาวประมาณ 2 เมตร

เมื่อแยกออกจะได้ใจความครบถ้วนตามหลัก 5W1H ดังนี้

• When 　:   25 เมษายน 2015 เวลา 20.35 น.

• Where　:   บริเวณหน้าป้อม รปภ.

• Who 　  :    นายสมชาย  มาดแมน อายุ 35 ปี

• What 　:    ขับรถบรรทุกชนหลังคาบริเวณข้างป้อม รปภ.

• Why      :     ไฟส่องสว่างบริเวณดังกล่าวเสีย ทำให้เวลากลางคืนมืดมองเห็นไม่      ชัดเจนบวกกับพนักงานขับรถเป็นคนใหม่ยังไม่เคยชินกับพื้นที่

• How　  :   เวลาที่เลี้ยวกะระยะไม่ถูกล้อเบียดกับฟุตบาทบริเวณปลายของตู้คอนเทนเนอร์ชนกับหลังคาบริเวณทางโค้งได้รับความเสียหายความยาวประมาณ 2 เมตร

     

จากการรายงานดังกล่าวจะเห็นว่าใช้หลัก 5W1H ในการอธิบายสภาพการณ์ทำให้เข้าใจได้ง่าย กระชับชัดเจน เนื้อหาครบถ้วนไม่ต้องมานั่งถามทีละข้อ ทำให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่นยังไงก็อย่าลืมน้ำหลักการนี้ไปลองใช้กันดูนะคะ จะทำให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน

แล้วพบกันใหม่ในบทความหน้า จะเป็นเรื่องอะไรอย่าลืมติดตามกันนะคะ

.....................................................................